Sezon içinde otelde yaşanan teknik bir arıza, çoğu zaman önce misafir yorumuna yansır. Odada televizyon yayını gelmiyorsa ya da havuz başında Wi-Fi çekmiyorsa misafir bunu resepsiyona söyler, sonra da değerlendirmesine yazar. Doluluğun yüksek olduğu aylarda kablo çekmek, cihaz değiştirmek ya da bir sistemi baştan ayarlamak zor olur; odalar boş değildir, ekipler yoğundur.
Antalya'da otellerin çoğu için kasımdan marta uzanan dönem, teknik altyapıyı rahatça elden geçirmenin zamanıdır. VT Bilişim olarak bu dönemde otelin zayıf akım ve bilişim sistemlerini tek bir plan altında ele alıyoruz: misafir interneti ve erişim kayıtları, TV yayını, güvenlik kameraları, acil anons ve yangın algılama. Sezon açılışında sistemler test edilmiş olarak teslim edilir, sezon içinde de arıza olduğunda kimi arayacağınız bellidir.
Sezon arası neden doğru zaman
Kapalı ya da düşük dolulukla çalışan bir otelde odaya girmek, koridor tavanını açmak ya da bir kattaki yayını birkaç saat kesmek misafiri etkilemez. Sezonda birkaç geceye bölünerek yapılabilecek bir iş, kışın tek seferde ve planlı biçimde bitirilebilir.
Malzeme ve cihaz tedariki için de zaman kalır. Değişmesi gereken erişim noktaları, kayıt cihazları ya da uydu santrali ekipmanları sezon açılışına yetişecek şekilde sipariş edilir. Sezon başında çıkan bir arızada parça beklenirse, o süre boyunca odadaki misafir aynı sorunu yaşamaya devam eder.
Denetim ve belge tarafı da bu döneme uygun düşer. Yangın algılama sisteminin testleri, anons sisteminin bölge bölge kontrolü ve erişim kayıtlarının düzgün tutulup tutulmadığı kış aylarında sakin bir ortamda doğrulanabilir.
Hangi sistemlere bakıyoruz
Misafir Wi-Fi ve ağ altyapısı
Otel Wi-Fi'ında şikâyetin kaynağı çoğu zaman internet hızından çok kapsama ve kapasitedir. Kalın duvarlar, uzun koridorlar, havuz ve bahçe alanları ile aynı anda bağlanan yüzlerce cihaz, ev tipi çözümlerin kaldıramayacağı bir yük oluşturur. Keşifte hangi alanlarda sinyal zayıf kaldığını ölçüyor, erişim noktalarının yerini ve sayısını buna göre planlıyoruz. Misafir ağı ile otelin kendi yönetim ağı, kasa ve ön büro sistemleri birbirinden ayrılır.
Binalar arası bağlantılarda ve omurgada sorun varsa fiber çözümleri devreye girer. Kablolama, switch ve kabin düzeni gibi işleri network sistemleri kapsamında yapıyoruz.
Hotspot ve 5651 kapsamında erişim kayıtları
Misafirlerine internet sunan oteller, 5651 sayılı Kanun'a dayanan İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik kapsamında toplu kullanım sağlayıcı sayılır. 11 Nisan 2017 tarihli yönetmeliğin 4. maddesi toplu kullanım sağlayıcılara şu yükümlülükleri getiriyor: suç oluşturan içeriklere erişimi önleyici tedbirler için içerik filtreleme sistemi kullanmak, erişim kayıtlarını elektronik ortamda kendi sistemlerine kaydedip iki yıl saklamak ve kamuya açık alanlarda internet sağlayanların kullanıcıları kısa mesaj ve benzeri yöntemlerle tanımlayacak sistemleri kurması.
Yönetmelikteki tanıma göre erişim kayıtları; iç ağda dağıtılan IP adreslerini, kullanımın başlangıç ve bitiş zamanını, cihazların MAC adresini ve hedef IP ile port bilgilerini kapsıyor. Uygulamada sık gördüğümüz sorun, kaydın tutulduğunun varsayılması ama iki yıl geriye gidildiğinde kayıtların eksik ya da okunamaz çıkmasıdır. Kurulumda misafirin telefonuyla giriş yaptığı karşılama sayfasını, kayıtların saklandığı yeri ve kayıtların gerçekten geriye dönük sorgulanabildiğini birlikte kontrol ediyoruz. Ayrıntılar hotspot ve 5651 log kaydı sayfamızda.
Mevzuatın otelinize nasıl uygulanacağı konusunda son değerlendirmeyi hukuk danışmanınızla yapmanızı öneriyoruz. Biz teknik tarafta kayıtların eksiksiz tutulmasını sağlıyoruz.
IPTV ve merkezi uydu sistemleri
Odada yayın gelmemesi, en görünür arızalardan biri. Merkezi uydu sistemlerinde çanak ayarı, santral ve dağıtım ekipmanları, kablo kayıpları ve priz uçlarındaki sinyal seviyesi ölçülür. Kış yağışlarında sinyali zayıflayan sistemler bu dönemde kolayca tespit edilir. IPTV kullanan otellerde ise yayın sunucusu, ağ kapasitesi ve oda televizyonlarının kanal listeleri gözden geçirilir. Kurulum ve yenileme için merkezi uydu ve görüntü sistemleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Güvenlik kameraları
Otel kameralarında kayıt süresi, gece görüntüsü ve dış mekân kameralarının deniz havasına karşı durumu kontrol edilir. Havuz, otopark, lobi ve personel girişi gibi alanlarda kör nokta kalıp kalmadığına bakılır. Kameraların nereyi gördüğü, misafir mahremiyeti açısından da ayrıca değerlendirilmelidir; bu konuyu kamera kaydı ve KVKK yazımızda anlattık. Sistem tarafı için güvenlik kamera sistemleri sayfamız var.
Acil anons ve seslendirme
Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik'in 81. maddesi, yatak sayısı 200'den fazla olan otel, motel ve yatakhanelerde, tahliyeyi sağlayacak otomatik ve canlı ses mesajı yayınlayabilen anons sistemi kurulmasını mecburi tutuyor. Aynı sistem gün içinde müzik yayını ve genel duyurular için de kullanılır.
Bakımda hoparlör hatları, bölge seçimi, kayıtlı acil mesajlar, amfiler ve yedek besleme kontrol edilir; yangın paneliyle bağlantının çalıştığı test edilir. Anons sisteminin yıllarca yalnız müzik için kullanılıp acil mesaj bölümünün hiç denenmemesi sık rastlanan bir durum. Seslendirme ve acil anons sistemleri sayfasında kapsamı ayrıca anlattık.
Yangın algılama ve ihbar
Dedektör testleri, panel arıza kayıtları, siren ve flaşörler, akü ve besleme kontrol edilir. Sezon arası yapılan tadilatlarda değişen bölmeler dedektör yerleşimini etkileyebilir; tadilat bittikten sonra sistemin yeni duruma uyduğunu doğruluyoruz. Zorunluluk tarafını yangın algılama sistemi zorunlu mu yazımızda, sistemin kendisini yangın algılama ve ihbar sayfasında bulabilirsiniz.
Oda, personel ve otopark girişleri
Personel girişleri, depo ve teknik odalar, otopark bariyerleri ve kartlı geçiş noktaları da sezon öncesi listeye girer. Sezon başında işe başlayan personelin kartlarının tanımlanması, ayrılan personelin yetkilerinin kapatılması ve geçiş kayıtlarının düzgün tutulması bu dönemde düzenlenir. Kart okuyucuların ve kilitlerin dış ortam koşullarında zamanla bozulan parçaları kışın değiştirildiğinde sezon içinde kapıda beklenmez. Kurulum ve yenileme için güvenli geçiş sistemleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Bilgisayar, sunucu ve ön büro
Rezervasyon ve ön büro yazılımlarının çalıştığı bilgisayarlar, yedekleme düzeni, UPS ve yazıcılar sezon öncesi kontrol listesine girer. Sezon içinde ön büroda bir bilgisayarın çalışmaması doğrudan check-in kuyruğuna döner. Günlük sorunlar için bilişim destek hizmetimiz var.
Nasıl çalışıyoruz
İlk adım keşif. Otelin bütün teknik alanlarını teknik müdürünüzle birlikte geziyoruz: kabin odaları, uydu santrali, yangın paneli, anons merkezi, kayıt cihazları, havuz ve bahçe alanları. Sezon boyunca yaşanan arızaları ve misafir şikâyetlerini de dinliyoruz. Bu kayıtlar, keşif listesindeki işlerin öncelik sırasını belirler.
İkinci adım envanter. Cihazları marka, model, konum ve durumuyla listeliyoruz. Hangi cihazın ömrünü tamamladığı, hangisinin bakımla devam edebileceği bu listede görünür. Elinizde proje çizimi yoksa temel yerleşimi de bu aşamada çıkarıyoruz.
Üçüncü adım sezon öncesi takvim. Yapılacak işleri öncelik ve kesinti ihtiyacına göre sıralıyor, açılış tarihinizden geriye doğru planlıyoruz. Malzeme tedariki, kesinti gerektiren işler ve testler bu takvimde yer alır. Otelde başka tadilat varsa işlerin çakışmaması için diğer ekiplerle aynı takvimi paylaşıyoruz.
Dördüncü adım devreye alma. İşler bittiğinde her sistem ayrı ayrı test edilir: Wi-Fi kapsama ölçümü, erişim kayıtlarının sorgulanması, oda oda yayın kontrolü, anons bölgelerinin dinlenmesi, dedektör testleri. Sonuçları bir teslim raporuyla size bırakıyoruz.
Beşinci adım sezon içi destek. Sezon açıldıktan sonra arızada kimin aranacağı, hangi durumun acil sayılacağı ve uzaktan erişimle çözülebilecek sorunların nasıl ele alınacağı önceden belirlenir.
Sezon açılışından önce son kontrol
Açılıştan birkaç gün önce otelin teknik müdürüyle birlikte kısa bir son tur atılmasını öneriyoruz. Bu turda bir misafirin gözünden bakılır: rastgele seçilen odalarda televizyon kanalları ve Wi-Fi girişi denenir, lobi ve havuz alanında internet hızı ölçülür, karşılama sayfasının telefonla sorunsuz açıldığı görülür.
Aynı turda arka taraf da kontrol edilir. Kayıt cihazlarının bütün kameraları kaydettiği, anons sisteminin her bölgede duyulduğu, yangın panelinde bekleyen arıza kaydı kalmadığı ve erişim kayıtlarının o güne kadar sorunsuz yazıldığı doğrulanır. Son turda çıkan küçük eksikler açılıştan önce kapatılır, daha büyük bir iş gerekiyorsa sezon içinde nasıl yönetileceği sizinle birlikte kararlaştırılır.
Teknik ekibin elinde kısa bir bilgi notu olması sezon içinde işi kolaylaştırır: hangi sistemin nerede olduğu, arıza anında ilk bakılacak noktalar ve bize nasıl ulaşılacağı. Vardiya değiştiren personelin de aynı bilgiye ulaşabilmesi için bu notu teslim sırasında birlikte hazırlayabiliriz.
Sezondan sonra da düzenli bakım
Kış aylarında yapılan kapsamlı çalışmanın ardından sistemleri yıl boyu takip etmek isteyen oteller için yıllık bakım planı hazırlıyoruz. Sezon içindeki kısa kontroller ile sezon arasındaki kapsamlı bakım aynı takvime bağlandığında, her yıl aynı sorunları baştan keşfetmek gerekmez.
Otelinizin teknik altyapısı için sezon arası plan çıkarmak isterseniz ücretsiz keşif için bize ulaşın. 0242 252 00 14 numaralı hattımızı arayabilir ya da WhatsApp'tan yazabilirsiniz.