Fotoğraf: Thirdman / Pexels
Otomasyon denince akla genellikle büyük bir yazılım projesi geliyor. Aylar süren kurulum, yüksek bütçe, tüm şirketin yeni bir programa geçmesi. Bu algı yüzünden pek çok işletme konuyu "bize göre değil" diye erteliyor.
Oysa sahada en çok karşılığı olan otomasyonlar küçük başlıyor.
Önce doğru işi seçmek
Her iş otomasyona uygun değil. Uygun olanların üç ortak özelliği var: tekrarlıdır, kuralı bellidir ve hata yapıldığında bedeli vardır.
Bu üçünü birlikte taşıyan işler otomasyondan en çok fayda görenler. Her ay aynı formatta hazırlanan rapor, elle girilen sipariş bilgisi, tekrar tekrar yazılan aynı e-posta, iki farklı yere ayrı ayrı işlenen aynı veri.
Buna karşılık, her seferinde farklı karar gerektiren ve kuralı yazıya dökülemeyen işler otomasyona zorlanmamalı. Bunları otomatikleştirmeye çalışmak genellikle kullanılmayan bir sisteme yol açar.
Nereden başlanır: iki kere yazılan veri
Pratik bir başlangıç noktası var: aynı bilginin iki farklı yere elle girildiği her nokta.
Sipariş WhatsApp'tan geliyor, Excel'e yazılıyor, sonra muhasebe programına tekrar giriliyor. Üç yerde duran aynı veri, üç ayrı hata ihtimali demek. Üstelik biri güncellendiğinde diğerleri eskimiş oluyor.
Bu tür noktalar genellikle kolay çözülür ve sonucu hemen görülür. Büyük bir sisteme geçmeden, mevcut araçları birbirine bağlayarak da yapılabilir.
Hazır yazılım mı, özel çözüm mü?
İhtiyaç standartsa hazır yazılım daha hızlı ve ucuzdur. Muhasebe, ön muhasebe, stok gibi alanlarda tekerleği yeniden icat etmenin anlamı yok.
Özel çözüm, işin sizin yapış biçiminize özgü olduğu yerde anlam kazanır. Hazır programa uymak için kendi sürecinizi bozmanız gerekiyorsa ya da hazır programın yapmadığı bir adım işin merkezindeyse özel geliştirme gündeme gelir.
Çoğu işletmede doğru cevap ikisinin birleşimi: standart işler hazır yazılımda kalır, aradaki boşluklar özel geliştirmeyle bağlanır. Yazılım danışmanlığı tarafında ilk konuştuğumuz konu genellikle budur.
Süreci yazmadan yazılım yazılmaz
Otomasyon projelerinin takıldığı en yaygın nokta teknik değil. İşin nasıl yürüdüğü kâğıda dökülmeden yazılıma geçilmesi.
Bir süreç yazıya döküldüğünde çoğu zaman iki şey ortaya çıkar: aynı işi farklı kişiler farklı yapıyordur ve bazı adımların artık bir karşılığı kalmamıştır. Bunları temizlemeden otomatikleştirmek, dağınıklığı hızlandırmaktan başka bir işe yaramaz. Süreç danışmanlığı adımının yazılımdan önce gelmesinin sebebi bu.
Küçük başlayıp ölçmek
Doğru yaklaşım tek bir süreçle başlamak, sonucu ölçmek ve işe yaradığını görünce genişletmek. Ölçüm basit olabilir: bu iş eskiden ne kadar sürüyordu, şimdi ne kadar sürüyor, kaç hata çıkıyordu.
Bu ölçüm hem sonraki adımın hangisi olacağını gösterir hem de ekibin sisteme güvenmesini sağlar.
Antalya'daki işletmenizde hangi sürecin otomasyona uygun olduğunu birlikte belirlemek için ücretsiz keşif planlayabiliriz.
Sık Sorulan Sorular
Küçük bir işletme için otomasyon erken mi?
Ölçek belirleyici değil. Tekrarlı ve kuralı belli bir iş varsa, az kişiyle çalışan bir işletmede de karşılığı olur.
Mevcut programlarımı değiştirmem gerekir mi?
Çoğu zaman gerekmez. Mevcut araçları birbirine bağlamak, hepsini değiştirmekten hem hızlı hem ucuzdur.
Otomasyon çalışan sayısını azaltır mı?
Genellikle azaltmaz, işin niteliğini değiştirir. Veri girişine giden zaman müşteriye ve işin kendisine kayar.
Ne kadar sürede sonuç alınır?
Kapsama bağlı. Tek bir süreci otomatikleştirmek genellikle kısa sürer; sonucu görmek de bu yüzden küçük başlamayı mantıklı kılar.